Avec l’avènement des technologies numériques, le syndic de copropriété est devenu dématérialisé afin de faciliter les échanges avec les copropriétaires et pour offrir plus de réactivité. Alors comment ça marche ? 

Dématérialiser les échanges via un espace sécurisé en ligne 

Sauf décision contraire de l’assemblée générale (prise à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965), le syndic de copropriété a pour obligation de proposer aux copropriétaires un espace en ligne sécurisé afin de transmettre tout document dématérialisé en relation avec la gestion du bien. Cette plateforme numérique doit être accessible à chaque copropriétaire qui doit pouvoir s’y connecter à l’aide d’identifiants personnels pour consulter les documents. 

Si la mise en place d’un tel espace présente évidemment un bienfait écologique, c’est également un véritable avantage : 
-sur l’aspect fonctionnel : gain de temps et gestion facilitée puisque les copropriétaires ont un accès direct et permanent aux informations importantes. 
-sur l’aspect financier : fini les papiers et les timbres, les coûts de fonctionnement sont sensiblement réduits. 

Quels sont les documents concernés ? 

Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 inscrit la liste minimale des documents dématérialisés que les copropriétaires peuvent retrouver sur leur espace sécurisé : 

• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ; 
• la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ; 
• le carnet d’entretien de l’immeuble ; 
• les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ; 
• les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ; 
• l’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat (par exemple, le gardien) ; 
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ; 
• les procès-verbaux des trois dernières Assemblées générales (AG) et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ; 
• le contrat de syndic en cours. 

L’article 2 du décret liste, quant à lui, les documents mis à la seule disposition de chaque copropriétaire : 

•  Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ; 
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ; 
• Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ; 
• Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années. 

Enfin, seuls les membres du conseil syndical ont aussi accès aux documents suivants afin de favoriser leurs missions : 

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ; 
• le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ; 
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ; 
• la liste de tous les copropriétaires ; 
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.